Vanlige feil ved kartlegging av arbeidsflyt, og hvordan du unngår dem
Henrik Solberg går gjennom de feilene videoteam oftest gjør når de skal kartlegge arbeidsflyten og innføre nye filrutiner, og viser hvordan du unngår dem steg for steg.
Å kartlegge slik det burde være, ikke slik det er
Den vanligste feilen jeg ser, er at teamet beskriver hvordan arbeidet skal foregå, ikke hvordan det faktisk foregår. Man setter seg ned med en tavle, tegner en pen kjede fra opptak til levering, og alle nikker. Så åpner man en ekte prosjektmappe og finner tre versjoner av samme klipp, en eksport liggende på skrivebordet til en frilanser og et filnavn som bare én person forstår.
Kartleggingen må starte med det som ligger der i dag. Be hver person vise deg sist avsluttede prosjekt, ikke fortelle om det. Se på hvor filene havnet, hvem som flyttet dem og hva som ble gjort når tiden var knapp. Det er i de snarveiene du finner de reelle rutinene, og de er sjelden dårlige idéer, bare uskrevne.
Noter det du ser uten å dømme. Målet i denne fasen er et ærlig bilde, ikke en forbedring. Når teamet merker at kartleggingen ikke er en vurdering av den enkelte, svarer folk mer åpent, og du får med deg de omveiene som ellers forblir skjult.
- Be om å få se et ferdig prosjekt, ikke bare en beskrivelse
- Skriv ned snarveiene som faktisk brukes
- Hold kartleggingen adskilt fra vurderingen
Å glemme noen av rollene
Kartleggingen blir ofte gjort av produsenten og klipperen, mens lyddesigner, grafiker, fargekorrigerer og innleide frilansere blir stående utenfor. Resultatet er en arbeidsflyt som fungerer fint for to personer og faller sammen når filene skal videre til de andre.
Gå gjennom hele kjeden og spør hver rolle de samme tre tingene: hva får du inn, hva leverer du videre, og hvor legger du det. Svarene viser raskt hvor overleveringene er uklare. Ofte oppdager du at to personer tror den andre har ansvaret for å rydde, og at ingen gjør det.
Husk også dem som kommer inn midlertidig. En frilanser som starter midt i et prosjekt trenger en kort, skriftlig beskrivelse av struktur og navngiving, ellers lager vedkommende sin egen logikk. Ta med slike roller allerede i kartleggingen, så slipper du å improvisere hver gang noen nye kobles på.
- Spør alle roller: inn, ut og lagringssted
- Inkluder frilansere og midlertidige medarbeidere
- Pek ut én ansvarlig for opprydding per fase
For mange nye rutiner på én gang
Når kartleggingen har avdekket en rekke svakheter, er fristelsen stor til å rette opp alt samtidig. Nytt mappeoppsett, ny navnestandard, ny backuprutine og nye tilgangsregler innføres på en mandag, og teamet drukner. Etter to uker er halvparten gått tilbake til gamle vaner.
Velg heller to eller tre endringer som gir mest ryddighet for minst innsats. For mange team er det en felles navnestandard og én fast plass for råmateriale. Innfør dem på ett pågående prosjekt, og vent med resten til disse sitter.
En enkel opplæringsplan hjelper her. Sett opp hvilken rutine som skal læres når, hvem som viser den, og hvordan dere sjekker at den følges. Hold hvert steg lite nok til at det kan forklares på en kvarter. Det er bedre å ha få rutiner som alle følger enn mange som bare finnes i et dokument.
- Start med to eller tre endringer
- Prøv dem på ett pågående prosjekt først
- Sett opp hvem som viser hva, og når
Å skrive rutiner ingen leser
Mange team lager et grundig dokument om filhåndtering, legger det på en delt disk og regner saken som ferdig. Seks måneder senere har ingen åpnet det. Rutiner som ikke er synlige i det daglige arbeidet, blir ikke fulgt, uansett hvor godt de er skrevet.
Hold dokumentasjonen kort. En side med mappestrukturen, navnestandarden med to eller tre eksempler og en liten sjekkliste for avslutning er nok for de fleste. Legg en kopi inne i selve prosjektmappen, slik at den ligger der folk allerede er.
Gjør også rutinene lette å følge. Hvis en mal for ny prosjektmappe finnes ferdig, er det raskere å bruke den enn å lage noe eget. Folk følger den veien som krever minst tenkning, og din jobb er å gjøre den riktige veien til den enkleste.
- Hold dokumentasjonen til én side
- Legg en kopi i selve prosjektmappen
- Lag en ferdig mal for ny prosjektmappe
Opplæring uten oppfølging
En enkelt gjennomgang på et teammøte gir sjelden varig endring. Folk forstår rutinene der og da, men faller tilbake når en leveranse haster. Uten oppfølging blir den nye standarden ett valg blant mange, og ikke den vanlige måten å jobbe på.
Planlegg en kort gjennomgang etter de første to prosjektene med nye rutiner. Se på et faktisk prosjektarkiv sammen, og spør hva som fungerte og hva som skurret. Ofte viser det seg at en regel var for streng eller for uklar, og da skal den justeres, ikke bare håndheves.
Gi nye medarbeidere en fast kontaktperson de første ukene. Det koster lite tid, men hindrer at gamle uvaner sniker seg inn igjen. Opplæring handler like mye om å holde ved like som om å forklare første gang.
- Gå gjennom et ekte arkiv etter de to første prosjektene
- Juster regler som viser seg uklare
- Gi nye folk en fast kontaktperson
Å ikke måle om det virker
Til slutt: mange innfører nye rutiner og spør aldri om de hjalp. Uten et enkelt mål vet du ikke om tiden brukt på opplæring ga noe, og det blir vanskelig å holde motivasjonen oppe når hverdagen blir travel.
Velg et par konkrete tegn. Hvor lang tid går med til å finne riktig fil? Hender det at noen leverer en gammel versjon? Hvor ofte må en overlevering utsettes fordi noe mangler? Skriv ned svarene før og etter, selv om de bare er et grovt anslag.
Slike små målinger trenger ikke være presise. De gir teamet noe å peke på når noen lurer på om arbeidet var verdt det, og de viser hvor neste runde med forbedring bør settes inn.
- Velg to eller tre enkle tegn å følge med på
- Noter status før du innfører noe nytt
- Se på tallene igjen etter noen prosjekter
Send oss en melding
- Per telefon
- +47 69 15 42 30
- Per e-post
- [email protected]