Vanlige feil i backupplanleggingen og hvordan du unngår dem

Én kopi er ingen backup

Den vanligste feilen er å tro at en ekstra disk på skrivebordet er nok. Når råmaterialet fra en innspilling bare ligger på kortet og på én ekstern disk, har du i praksis to eksemplarer som begge kan forsvinne i samme uhell: en kaffekopp, et fall fra bordet eller en tyveri fra bilen.

I kurset bruker vi en enkel tommelfingerregel: minst tre kopier, på to ulike typer lagringsmedier, og minst én kopi utenfor lokalet der du jobber. Regelen er ikke magi, men den tvinger deg til å tenke gjennom hva som faktisk skjer hvis noe går galt på ett sted.

Mange tenker at dette er overdrevent for små produksjoner. Erfaringen er motsatt: de minste teamene har sjelden en IT-avdeling som kan redde situasjonen etterpå, og da er forebygging billigere enn noen annen løsning.

• Minst tre kopier av alt materiale du ikke kan filme på nytt
• To ulike lagringstyper, for eksempel disk og nettlagring
• Én kopi som oppbevares et annet sted enn de to første

Backup som aldri er testet

Den nest vanligste feilen er at ingen har prøvd å hente filene tilbake. En backup som ikke lar seg gjenopprette, er bare en følelse av trygghet. Vi møter team som har kjørt sikkerhetskopiering i årevis, men oppdager først ved et diskhavari at mappene er tomme, skadet eller mangler de nyeste prosjektene.

Øv derfor på gjenoppretting mens det ikke haster. Velg et lite prosjekt, slett en kopi på en testmaskin og hent filene tilbake fra backupen. Sjekk at klippene spilles av, at prosjektfilen åpner seg og at alle koblinger til mediefilene fortsatt fungerer.

Gjør dette til en fast rutine, for eksempel hver tredje måned, og skriv ned hva du testet og hva som viste seg å være feil. Det er akkurat denne øvelsen vi gjennomfører sammen i modulen om backupplanlegging.

Backup uten plan for hvem som gjør hva

Selv gode verktøy hjelper lite når ingen vet hvem som har ansvar. I mange team antar alle at en annen tar kopien etter opptaksdagen. Resultatet er at kortene blir tømt på stedet, og så viser det seg at ingen faktisk kopierte over materialet.

Skriv ned en kort rutine med tre ting: hvem kopierer, når det skjer og hvem kontrollerer at kopien er komplett. Ved opptak bør kortet aldri formateres før minst to kopier er bekreftet av en annen enn den som kopierte.

Rutinen trenger ikke være lang. Én side på en delt plass der alle finner den, er bedre enn et omfattende dokument som ingen leser. Navngi gjerne en reserveperson, slik at sykdom eller ferie ikke stopper arbeidet.

• En navngitt person som har ansvar for kopiering etter opptak
• En annen person som kontrollerer at filene er komplette
• Ingen formatering av kort før begge trinnene er gjort

Blandet råmateriale og prosjektfiler

En annen feil er å behandle alt likt. Råmaterialet fra kameraet endres aldri etter opptak, mens prosjektfiler, grafikk og lydfiler endres daglig. Hvis begge deler havner i samme backupløsning med samme frekvens, blir enten råmaterialet kopiert unødvendig ofte eller prosjektfilene sikret altfor sjelden.

Del derfor planen i to. Råmaterialet kopieres én gang, kontrolleres og låses som skrivebeskyttet. Prosjektfiler og arbeidsdokumenter sikres hyppig, gjerne daglig, siden det er der den nyeste jobben ligger.

Dette henger tett sammen med mappestrukturen. Når skillet mellom opprinnelig materiale og arbeidsfiler er tydelig i mappene, blir det også enkelt å bestemme hva som skal sikres hvor og hvor ofte.

Å glemme at backup også må ryddes

Til slutt: backup som vokser uten oppsyn, blir et nytt problem. Disker fylles opp, gamle kopier ligger igjen uten at noen vet hva de inneholder, og til slutt tør ingen slette noe. Da mister du oversikten, og det er vanskelig å finne igjen det du faktisk trenger.

Bestem på forhånd hvor lenge ulike typer materiale skal oppbevares, og når et avsluttet prosjekt flyttes til langtidslagring. Dokumenter beslutningen sammen med leveransen, slik at det er mulig å etterprøve hva som ble arkivert og når.

Merk hver kopi med prosjektnavn og dato, og før en enkel liste over hvor kopiene befinner seg. Da kan du spore opp materialet også flere år senere, uten å åpne diskene én etter én.

• Fast tidspunkt for å flytte avsluttede prosjekter til arkiv
• Enkel liste over hvor hver kopi er lagret
• Dato for neste kontroll av arkivet

Slik kommer du i gang denne høsten

Høsten er en god tid for å gjennomgå rutinene, fordi mange team starter nye prosjekter etter sommeren. Begynn med å telle hvor mange kopier du faktisk har av det viktigste materialet, og noter hvor de ligger. Svaret overrasker ofte.

Velg deretter ett prosjekt og gjennomfør en reell gjenopprettingstest. Skriv ned hva som fungerte, hva som tok tid og hva som måtte rettes. Rett opp ett punkt av gangen i stedet for å bygge alt om samtidig.

Til slutt: gjør planen så enkel at den faktisk blir fulgt. En liten rutine som alle holder, slår en omfattende plan som ligger ubrukt i en mappe.