Slik planlegger du backup av råmateriale steg for steg
En praktisk gjennomgang av hvordan du bygger en enkel backupplan for opptak og prosjektfiler, med flere kopier og en gjenopprettingstest du faktisk gjennomfører.
Start med å kartlegge hva som må beskyttes
Før du kjøper en eneste harddisk bør du lage en oversikt over hva som finnes i prosjektene dine. Råmaterialet fra kameraet er det som ikke kan gjenskapes, så det kommer øverst på listen. Deretter følger prosjektfiler fra klipperen, grafikk, lydspor, musikk og eksporterte mastere.
Gå gjennom et ferdig prosjekt og noter hvor mange gigabyte hver kategori tar. Du trenger ikke eksakte tall, men et grovt anslag per prosjekt og per år gir deg et bilde av hvor mye lagring planen må dekke. Mange blir overrasket over at proxyfiler og mellomlagrede renderinger tar mye plass uten å være verdt å sikre.
Skill derfor mellom filer som er uerstattelige og filer som kan lages på nytt. Uerstattelige filer får full beskyttelse med flere kopier. Gjenskapbare filer kan få enklere regler, eller utelates helt. Dette valget alene sparer ofte både tid og penger i hverdagen.
- Råopptak: kan ikke gjenskapes
- Prosjektfiler og tidslinjer: høy verdi
- Proxyer og cache: kan lages på nytt
Bygg planen rundt flere kopier på ulike steder
En enkelt kopi er ingen backup, den er bare en ekstra disk som kan feile samtidig med originalen. En enkel tommelfingerregel er tre kopier av viktige filer, på to ulike typer lagringsmedier, og én kopi som ligger utenfor lokalet der du jobber.
I praksis kan det se slik ut: arbeidsdisken i redigeringsmaskinen, en kopi på en ekstern disk eller et nettverkslager på kontoret, og en tredje kopi som tas med hjem eller legges i en ekstern tjeneste. Poenget er at brann, tyveri eller strømskade ikke tar alle kopiene på én gang.
Skriv ned hvilken kopi som er hovedkilden, og hvilken som er speil. Når alle i teamet vet hvilken disk som gjelder, unngår dere at noen jobber mot en gammel kopi uten å vite det. Merk diskene fysisk med navn og dato for oppsett, slik at de ikke blandes sammen.
- Tre kopier av det som ikke kan erstattes
- To ulike lagringstyper
- Minst én kopi utenfor kontoret
Sikre råmaterialet allerede på opptaksdagen
Det mest sårbare øyeblikket er rett etter opptak, når filene bare finnes på kameraets minnekort. Lag en fast rutine: kortet tømmes ikke før filene ligger på minst to separate steder, og før du har kontrollert at kopieringen er fullført uten feil.
Bruk gjerne kopieringsprogramvare som sammenligner filene etter overføring, slik at du oppdager skadede filer med en gang. Å dra og slippe i filbehandleren ser ofte ut til å fungere, men gir ingen garanti for at alt faktisk kom med.
Gi opptaksdagen en egen mappe etter navnestandarden deres, og legg en kort loggfil ved siden av med dato, kamera og hvem som utførte kopieringen. Denne lille notatfilen gjør det enkelt å spore hva som skjedde dersom noe viser seg å mangle uker senere, og den tar under ett minutt å skrive.
- Ikke tøm kortet før to kopier er kontrollert
- Bruk verifisert kopiering
- Legg ved en enkel loggfil per opptaksdag
Automatiser det som kan automatiseres
Backup som avhenger av at noen husker det, blir før eller siden glemt. Velg derfor et verktøy som kjører planlagte sikkerhetskopier av prosjektmapper, enten hver natt eller ved faste tidspunkt etter arbeidsdagen. Det finnes både enkle innebygde løsninger og dedikerte programmer.
Sett opp inkrementell backup, der kun nye og endrede filer kopieres. Det gjør at jobben går raskt selv med store prosjekter, og at du kan beholde eldre versjoner av filer i en periode. Bestem på forhånd hvor lenge slettede filer skal ligge igjen i sikkerhetskopien.
Automatikk fritar deg likevel ikke fra å følge med. Sørg for at systemet sender en melding eller skriver en logg når en kjøring feiler. En backup som har stått stille i tre måneder uten at noen merket det, er verre enn ingen backup, fordi den gir falsk trygghet.
- Planlagte kjøringer utenfor arbeidstid
- Inkrementell backup for store prosjekter
- Varsling når en kjøring feiler
Øv på gjenoppretting, ikke bare på sikkerhetskopiering
Den delen av planen som oftest hoppes over, er selve testen. Du vet ikke om en backup fungerer før du har prøvd å hente filer tilbake fra den. Sett av en time i kvartalet til å gjenopprette et vilkårlig prosjekt til en tom disk, og åpne det i klipperprogrammet.
Sjekk at alle mediekoblinger finner filene sine, at grafikk og lyd er med, og at prosjektet spiller av som forventet. Ofte oppdager man her at en mappe ble utelatt, eller at filbanene peker mot en disk som ikke lenger er tilkoblet.
Skriv ned hvor lang tid gjenopprettingen tok. Dette tallet er nyttig dersom en kunde en dag spør hvor raskt dere kan få et arkivert prosjekt tilbake i gang. Noter også hva som ikke fungerte, og rett det før neste test. Slike små justeringer bygger en plan du kan stole på.
- Test hvert kvartal med et tilfeldig prosjekt
- Åpne prosjektet og kontroller mediekoblinger
- Noter tidsbruk og feil
Dokumenter planen slik at andre kan følge den
En backupplan som bare finnes i hodet til én person, forsvinner når personen er syk eller slutter. Lag et kort dokument på en til to sider som beskriver hva som sikres, hvor kopiene ligger, hvem som har ansvar og hvordan gjenoppretting gjøres steg for steg.
Legg dokumentet i en fast mappe i arkivet, ikke bare i e-post. Skriv i et språk alle i teamet forstår, uten unødvendig fagterminologi. Ta med en enkel tabell over diskene dere bruker, med navn, plassering og anskaffelsesår.
Gå gjennom dokumentet to ganger i året og oppdater det når utstyr byttes eller rutiner endres. Diskene har begrenset levetid, og en plan om fem år gamle disker bør ha en dato for utskifting. Slik blir backup en vane i produksjonen, ikke et engangsprosjekt.
- Hva som sikres og hvor kopiene ligger
- Hvem som har ansvar
- Dato for neste gjennomgang og diskbytte
Send oss en melding
- Per telefon
- +47 69 15 42 30
- Per e-post
- [email protected]