Slik innfører du versjonssporing i klippeprosjektet steg for steg

Start med å bestemme hva som skal ha versjon

Før du lager regler, må du vite hva reglene gjelder. I et videoprosjekt er det som regel fire typer filer som endrer seg underveis: selve klipperprosjektet, grafikkfiler, lydfiler og eksporterte visningskopier. Skriv ned disse kategoriene for ditt prosjekt, og velg hvilke som skal følge en fast versjonsrutine. Rårmaterialet fra kamera skal normalt ikke ha versjoner, siden det aldri redigeres. Det skal bare ligge trygt og urørt.

Mange team prøver å versjonere alt og gir opp etter en uke. Hold listen kort. Er du alene på prosjektet, holder det ofte å sette versjonsrutine på prosjektfil og eksporter. Er dere flere, legger du til grafikk og lyd, fordi det er der misforståelsene oppstår: Noen bytter ut en logo eller en musikkfil uten at de andre får vite det.

• Klipperprosjekt: versjoneres alltid
• Grafikk og animasjon: versjoneres når flere bruker dem
• Lydmiks og musikk: versjoneres ved hver ny miks
• Råmateriale: versjoneres ikke, kun låst arkiv

En navnestandard som viser utgave med et blikk

Navnet på filen skal fortelle deg tre ting uten at du åpner den: hva den er, hvilken utgave den er, og om den er ferdig. Et enkelt mønster er prosjektnavn, filtype, versjonsnummer og status, for eksempel «Havnebyen_klipp_v07_utkast». Bruk alltid to siffer i versjonsnummeret, så sorterer filene seg riktig i mappen når du kommer forbi versjon ni.

Unngå navn som «ny», «siste» og «endelig_ekte». De sier ingenting om rekkefølge, og de mister mening så snart det finnes en nyere fil. Bruk i stedet statusord fra en kort, fast liste, for eksempel utkast, til gjennomgang, godkjent og levert. Skriv listen på et ark og legg den i prosjektmappen. Da trenger ingen å huske den utenat, og nye i teamet lærer mønsteret på noen minutter.

• Bruk to siffer: v01, v02, v10
• Hold statusordene til en liste på fire
• Ingen mellomrom eller spesialtegn i filnavn

Hel versjon eller små endringer: når teller du opp?

Det vanskeligste i praksis er å avgjøre når en endring fortjener et nytt versjonsnummer. En enkel tommelfingerregel er å telle opp når noen andre skal se eller bruke filen, eller når du gjør en endring du ikke lett kan angre. Sendes et utkast til kunden, får det eget nummer. Skal du prøve en helt annen rekkefølge på scenene, lagrer du en ny versjon først, så du kan gå tilbake.

Små justeringer underveis, som å trimme ett klipp eller flytte en tekst, trenger ikke eget nummer. Klipperprogrammet lagrer ofte automatiske sikkerhetskopier, men de er ikke en erstatning for bevisste versjoner. De ligger gjemt i programmappen, de har tilfeldige navn, og de forsvinner ofte når prosjektet flyttes til en annen maskin. Stol derfor på dine egne navngitte utgaver, ikke på programmets historikk.

Grafikk- og lydfiler lever sitt eget liv

Grafikk og lyd er de vanligste kildene til at feil utgave havner i den endelige filmen. Grafikeren leverer en ny tittelsekvens, men klipperen har fortsatt den gamle importert. Lydteknikeren sender en ny miks, og den ligger side om side med den forrige uten at noen ser forskjell. Løsningen er at hver av disse filtypene har sin egen mappe med samme navnemønster som klipperprosjektet.

Legg i tillegg til en liten tekstfil i hver mappe, gjerne kalt «endringer», der den som leverer skriver én linje per ny versjon: hva som er endret og hvorfor. Det tar tretti sekunder, men sparer deg for lang leting når noen spør hvorfor logoen plutselig er blå. Når en ny versjon er godkjent, flytter du de gamle til en undermappe merket «utgått», i stedet for å slette dem.

• Egen mappe per filtype: grafikk, lyd, musikk
• Én linje i endringsloggen per ny versjon
• Utgåtte versjoner flyttes, de slettes ikke

Rydd opp når prosjektet går mot avslutning

Versjoner hoper seg opp raskt. Etter noen uker med fem klippere og to korrigeringsrunder kan det ligge tretti prosjektfiler i samme mappe. Sett av en fast rydderunde før hver større levering. Gå gjennom mappen, finn den godkjente utgaven, og merk den tydelig. Alt som er eldre og ikke lenger trengs i det daglige arbeidet, flyttes til arkivmappen for prosjektet.

Behold likevel noen få mellomversjoner, særlig de kunden har sett og kommentert. Hvis det senere oppstår uenighet om hva som ble godkjent, kan du vise til en konkret fil med navn og dato. Det er dette som gjør arbeidet etterprøvbart. Dokumenter også hvilken versjon som ble levert, i leveransenotatet, slik at den som åpner arkivet om et år vet nøyaktig hvilken fil som er fasit.

En enkel rutine du kan bruke fra første dag

Du trenger ikke et nytt system for å komme i gang. Begynn med et dokument på én side som beskriver tre ting: hvilke filtyper som versjoneres, hvordan navnene bygges opp, og hvem som har ansvar for å rydde. Del det med alle som rører prosjektet, og be dem følge det i to uker før dere justerer. De fleste team oppdager raskt hvilke regler som er for strenge og hvilke som mangler.

Husk at regelen som blir fulgt, er bedre enn den perfekte regelen som ligger i en skuff. Velg heller litt for enkelt enn for avansert. Når rutinen sitter, kan du bygge videre med mer detaljerte statuser, automatiske sjekker eller felles gjennomgang før levering. Poenget er hele tiden det samme: Alle skal kunne se hvilken utgave som gjelder, uten å spørre noen.

• Ett ark med regler som alle har lest
• To ukers prøveperiode før første justering
• Én person har ansvar for rydderunden