Sjekkliste før du bestemmer deg for en arbeidsflytvurdering

Hvorfor en sjekkliste kommer først

Mange team ringer oss med en følelse av at noe ikke stemmer: filer ligger flere steder, noen vet ikke hvilken versjon som er riktig, og overleveringer tar lenger tid enn de burde. Det er en god grunn til å se nærmere på arbeidsflyten, men ikke nødvendigvis grunn nok til å bestille en vurdering med en gang.

Jeg anbefaler å gå gjennom noen enkle spørsmål først. Da vet du om problemet ligger i selve rutinene, i at rutinene ikke er skrevet ned, eller i at de rett og slett ikke følges. Svarene avgjør hvor mye hjelp du trenger, og om en gjennomgang av teamets arbeidsmåte er riktig neste steg.

Listen under er ikke en test du kan stryke på. Den er et utgangspunkt for en ærlig samtale i teamet, gjerne over en kaffe før neste produksjon starter.

Hvem er med, og hvem kan svare for dem

Det første spørsmålet er hvem som faktisk berører filene. I et lite produksjonsteam er det ofte flere enn man tror: produsent, fotograf, klipper, lydtekniker, grafiker, og noen ganger en frilanser som kun er innom i to uker. Hver av dem har sine egne vaner, og de vanene møtes i den delte mappen.

Skriv ned alle som legger inn, endrer eller henter ut filer i et vanlig prosjekt. Skriv også ned hvem som har ansvar for at det hele henger sammen. Hvis svaret er at ingen har det ansvaret, har du allerede funnet noe viktig.

En vurdering fungerer best når minst én person kan forklare hvordan teamet jobber i dag, og når de andre er villige til å svare på spørsmål uten å forsvare seg.

• Hvem legger inn råmateriale, og hvor havner det først
• Hvem klipper, og hvor lagres prosjektfilene
• Hvem har siste ord om hva som leveres
• Hvem er ny eller midlertidig i teamet

Hva gjør dere i dag, og er det skrevet ned

Neste spørsmål er om rutinene finnes på papir. De fleste team har en uformell praksis som fungerer så lenge de samme fem personene jobber sammen. Problemet melder seg når en ny kommer inn, eller når en travel uke gjør at ingen husker hvordan vi pleier å gjøre det.

Ta et konkret prosjekt fra i fjor og prøv å beskrive hva som skjedde med filene fra første opptaksdag til levering. Hvis beskrivelsen blir full av unntak og det kommer an på hvem som gjorde det, er rutinen egentlig ikke en rutine ennå.

Nedskrevne rutiner trenger ikke være lange. Én side som alle har lest og kjenner igjen, er mer verdt enn et tykt dokument som ligger ubrukt i en mappe ingen åpner.

Hvor ofte går noe galt, og hva koster det

Vurder frekvensen. Hvis du bare har mistet en fil én gang på flere år, er det kanskje ikke her tiden bør brukes. Hvis det derimot skjer hver måned at noen jobber på feil versjon, leter etter en lydfil eller leverer med manglende undertekster, er det et mønster verdt å ta på alvor.

Prøv å anslå tiden som går bort. Femten minutter med leting hver dag for tre personer blir fort mange timer i løpet av en måned. Det er tid som kunne vært brukt på klipp, historiefortelling eller hvile.

Husk også de mindre synlige kostnadene: stresset før en leveranse, usikkerheten rundt om kunden fikk riktig fil, og motløsheten når en ny kollega bruker uker på å finne ut hvor ting ligger.

• Hvor mange ganger i kvartalet leter noen etter en fil
• Har noen levert feil versjon til en kunde
• Hvor lang tid bruker en nyansatt på å finne frem

Er teamet klart for å endre noe

Selv den beste planen mislykkes hvis ingen vil følge den. Derfor er det like viktig å spørre om motivasjonen som om selve rutinene. Ser teamet problemet, eller er det bare én person som synes det er rotete? Er det tid til å prøve nye vaner i en travel periode?

Mid-høsten er for mange en naturlig tid til å ta tak. Sommerens prosjekter er levert, og vinterens større produksjoner har ikke startet. Da er det lettere å teste en ny mappestruktur eller navnestandard på et lite prosjekt før den gjelder alt.

Vær ærlig om kapasiteten. En opplæringsplan som krever to dager i uken i en måned, fungerer ikke for et team som allerede jobber over evne. Heller små, avgrensede steg enn en stor omlegging som dør etter tre uker.

Hva du bør ha klart før du tar kontakt

Når du har gått gjennom spørsmålene, har du det meste av materialet en vurdering trenger. Samle det i et kort notat: hvem som er med, hvordan et typisk prosjekt går fra opptak til levering, og de tre tingene som oftest går galt.

Ta gjerne med et skjermbilde eller en beskrivelse av hvordan mappene ser ut i dag. Det trenger ikke være pent. Det er ofte i det rotete utgangspunktet vi ser hva som faktisk kan forenkles, og hva som fungerer godt og bør beholdes.

Til slutt: bestem på forhånd hva du vil ha ut av det. Kanskje en enkel opplæringsplan for nye rutiner, kanskje bare en bekreftelse på at dere er på rett vei. Et tydelig mål gjør hele prosessen kortere og mer nyttig for alle.

• Et kort notat om teamet og et typisk prosjekt
• Eksempel på dagens mappestruktur
• De tre vanligste feilene dere opplever
• Et mål for hva som skal være bedre om tre måneder