Sjekkliste for backupplanen før du bestemmer deg for oppsett
Ti kontrollpunkter å gå gjennom før du låser backuprutinen for råmateriale og prosjektfiler: kopier, plassering, testing av gjenoppretting og hvem som har ansvaret.
Start med hva som faktisk må kunne gjenskapes
Før du velger disker, skylagring eller rutiner, må du vite hva du beskytter. I et videoprosjekt er ikke alt like viktig. Råmaterialet fra kameraet kan ikke gjenskapes hvis det går tapt, mens proxyfiler og mellomrendringer kan lages på nytt i løpet av en kveld. Prosjektfilen fra klippeprogrammet ligger et sted imellom: den kan ofte bygges opp igjen, men det koster dager.
Gå gjennom et pågående prosjekt og del filene i tre grupper: det som er umulig å gjenskape, det som er tidkrevende å gjenskape, og det som kan genereres automatisk. Den første gruppen skal alltid ha flest kopier og strengest rutiner. Den siste kan du ofte la være utenfor backupen helt, noe som sparer både lagringsplass og tid.
Skriv ned inndelingen i ett dokument som hele teamet kan lese. Mange oppdager først i denne øvelsen at de har sikkerhetskopiert mappen med eksporterte filer samvittighetsfullt, mens råfilene fra siste opptaksdag bare ligger på ett minnekort i en bag.
- Råopptak og lydfiler fra opptak er førsteprioritet
- Prosjektfiler og grafikkilder kommer som nummer to
- Proxyer, cache og midlertidige renderinger kan utelates
Hvor mange kopier, og hvor ligger de
Tommelfingerregelen er tre kopier på to ulike typer medier, med minst én kopi et annet sted enn de to første. Regelen er enkel å huske, men den er først nyttig når du har satt konkrete enheter og steder på hver linje. Hvilken disk er kopi to? Hvem har nøkkelen til skapet der kopi tre oppbevares?
Spør deg selv hva som skjer ved brann, vannskade eller innbrudd i lokalene der arbeidsfilene ligger. Hvis alle kopiene står i samme rom, har du i praksis bare én kopi med flere kabler. En ekstern disk som oppbevares hjemme hos en kollega, eller en skytjeneste du selv har valgt, løser det punktet.
Vær også ærlig om kapasiteten. Et prosjekt med flere kameraer kan fylle hundrevis av gigabyte per opptaksdag. Regn ut hva en vanlig måned koster i lagring, og sjekk at planen tåler topper. En plan som bare fungerer for små prosjekter, vil bli droppet nøyaktig når prosjektet er størst og tapet dyrest.
- Tre kopier, to medietyper, én utenfor huset
- Skriv ned hvilken enhet som er hvilken kopi
- Regn kapasitet ut fra de største prosjektene, ikke gjennomsnittet
Når og hvordan kopiene tas
En backupplan som bygger på at noen husker å ta kopi, vil før eller siden svikte. Bestem hvilke øyeblikk som utløser en kopi. På opptaksdager bør råmaterialet kopieres til to steder før minnekortet formateres, og helst bekreftet med sjekksum, slik at du vet at filene er identiske og ikke bare at kopieringen ble ferdig uten feilmelding.
I redigeringsfasen holder det ofte med en automatisk kopi av prosjektmappen ved dagens slutt. Hvis teamet jobber i flere skift, må rutinen likevel ha en tydelig eier, ellers antar alle at en annen har tatt den. Navngi en person per prosjekt, og la vedkommende ha en stedfortreder.
Sjekk til slutt hva som skjer med eldre kopier. Skal de overskrives, eller beholdes i flere generasjoner? Hvis du overskriver ukritisk, kan en ødelagt fil bli speilet over alle kopiene før noen oppdager feilen. En kort sykel med flere eldre versjoner gir deg en vei tilbake.
- Verifiser råfiler med sjekksum før kortet tømmes
- Gi hver backuprutine en navngitt eier og en stedfortreder
- Behold flere generasjoner av prosjektmappen
Test gjenoppretting, ikke bare kopiering
Den vanligste svakheten i backupplaner er at ingen har prøvd å hente filene tilbake. En kopi du aldri har åpnet, er en antakelse. Sett av en time og gjenopprett et lite, avsluttet prosjekt fra backupen til en ren disk. Åpne prosjektfilen og sjekk at alle klipp, lyd og grafikk finnes og er koblet riktig.
Vær oppmerksom på stiene. Mange klippeprosjekter husker hvor mediet lå, og mister koblingen hvis mappestrukturen er endret. Det er en god grunn til å bruke fast mappestruktur og navnestandard fra første dag, slik at en gjenopprettet mappe oppfører seg som originalen.
Noter hvor lang tid gjenopprettingen tok. Hvis det tar to døgn å hente tilbake et stort prosjekt over nettet, må du vite det før en leveranse står for døren, ikke under den. Gjenta testen når du endrer utstyr eller leverandør, og minst en gang i året.
- Gjenopprett et lite prosjekt til en ren disk
- Åpne prosjektfilen og kontroller at alle mediekoblinger holder
- Noter hvor lang tid gjenopprettingen faktisk tar
Ansvar, dokumentasjon og kostnad
En plan er ikke ferdig før den står på papir. Skriv ett til to sider som sier hva som kopieres, hvor, hvor ofte, av hvem og hvordan man henter det tilbake. Legg dokumentet i prosjektarkivet sammen med resten av overleveringsmaterialet, slik at en ny kollega kan følge det uten å spørre.
Se på kostnaden som en forsikringspremie. Disker slites ut, abonnementer fornyes og tid brukes. Sett opp et enkelt årsbudsjett og sammenlign det med hva det ville koste å gjenskape et tapt prosjekt eller be en kunde om nye opptak. Da blir valget lettere å forsvare overfor en oppdragsgiver.
Til slutt: bestem når planen skal revideres. Nye kameraer gir større filer, nye medarbeidere bringer inn andre vaner, og kunder kan stille krav til hvor lenge materialet skal bevares. Et fast punkt i kalenderen, for eksempel etter et stort prosjekt, holder planen levende.
- Skriv en kort plan med eier, frekvens og gjenopprettingstrinn
- Sett opp et årsbudsjett for disker, skylagring og tid
- Revider planen etter store prosjekter og utstyrsbytter
Spørsmålene du bør kunne svare ja på
Gå til slutt gjennom en kort rekke kontrollspørsmål. Vet alle i teamet hvor siste kopi av råmaterialet ligger? Har du en kopi utenfor lokalene? Er minst én kopi tatt på et annet medium enn arbeidsdisken? Har noen testet gjenoppretting det siste året, og finnes resultatet dokumentert?
Hvis du svarer nei på to eller flere, er det ikke nødvendig å bygge alt om på en gang. Velg det svakeste punktet, ofte manglende gjenopprettingstest eller manglende kopi utenfor huset, og rett det først. Små, konkrete tiltak gir mer enn en stor plan som aldri blir tatt i bruk.
På kurset går vi gjennom disse spørsmålene med deltakernes egne eksempelprosjekter, og øver på å sette opp en plan som passer teamets størrelse og budsjett. Poenget er ikke det dyreste oppsettet, men et oppsett du vet virker den dagen du trenger det.
- Vet alle hvor siste kopi av råmaterialet ligger?
- Finnes det en kopi utenfor lokalene?
- Er gjenoppretting testet og notert det siste året?
Send oss en melding
- Per telefon
- +47 69 15 42 30
- Per e-post
- [email protected]