Mappestruktur og filnavn: rydd arkivet før vinterens prosjekter
Høsten er tiden for å gjennomgå mappestrukturen. Her er en praktisk gjennomgang av hva du bør rydde, standardisere og teste før de store prosjektene kommer.
Hvorfor høsten passer for opprydding
Når dagene blir kortere, tar de fleste videoteam inn flere oppdrag: julefilmer, kampanjer, kurs og interne produksjoner. Det er sjelden tid til å rydde midt i den travleste perioden. Derfor er de første høstukene et godt tidspunkt for å se på hvordan mappene faktisk brukes, ikke hvordan de var tenkt brukt.
Jeg anbefaler å sette av en halv dag der hele teamet er med. Åpne tre avsluttede prosjekter side om side og se hvor filene havnet. Du vil nesten alltid finne at samme type fil ligger på ulike steder, og at navnene følger tre eller fire forskjellige logikker. Det er denne forskjellen en felles standard skal fjerne.
Målet er ikke en perfekt struktur, men en struktur alle klarer å følge når fristen nærmer seg. Det som er enkelt å huske, blir brukt. Det som krever en manual, blir hoppet over.
- Sett av en halv dag med hele teamet
- Åpne tre avsluttede prosjekter og sammenlign
- Noter hvor samme filtype havner ulike steder
Slik bygger du en struktur som holder
Start med toppnivået. Hold det kort og likt for alle prosjekter: for eksempel opptak, lyd, grafikk, prosjektfiler, eksport og dokumenter. Nummerer mappene, slik at rekkefølgen er den samme i alle verktøy og på alle maskiner. Unngå å lage egne mapper for enkeltpersoner, for da må andre lete etter hvem som la filen.
Under opptak er det praktisk å dele på opptaksdag og kamera. Under eksport skiller du mellom arbeidskopier og ferdige leveranser. Jo færre nivåer, desto lettere er det å finne frem, og desto sjeldnere ender filer i en mappe som heter «diverse».
Lag én tom malmappe som kopieres hver gang et nytt prosjekt starter. Da blir strukturen til av seg selv, og ingen trenger å huske den. Malen bør ligge på et sted alle har tilgang til, og den oppdateres bare når teamet er enige om en endring.
- Nummererte mapper på toppnivå
- Maks tre til fire nivåer ned
- En tom malmappe som kopieres ved oppstart
Filnavn som sorterer seg selv
Et godt filnavn forteller hva filen er uten at du åpner den. Bruk en fast rekkefølge: prosjektkode, dato eller opptaksdag, innhold og versjon. Skriv datoen som år, måned og dag, slik at filene sorterer seg riktig i alfabetisk rekkefølge. Unngå mellomrom, æ, ø og å i navn som skal flyttes mellom systemer, og bruk bindestrek eller understrek i stedet.
Bestem også hva som er tillatt av forkortelser, og skriv det ned på én side. Mange team får problemer fordi «final», «ferdig» og «endelig» brukes om hverandre. Velg ett ord, eller bedre: bruk versjonsnummer og la ingen filer hete «final» i det hele tatt.
Test navnestandarden på en ekte mappe med hundre filer. Hvis du må tenke over hvordan en fil skal hete, er regelen for komplisert og må forenkles.
- Rekkefølge: prosjektkode, dato, innhold, versjon
- Dato som åå-mm-dd
- Ingen mellomrom eller spesialtegn i delte filer
Gamle prosjekter: ikke flytt alt på én gang
Fristelsen er å omorganisere hele arkivet i én slengen. Det går sjelden bra. Lenker i prosjektfiler brytes, og ingen vet lenger hvor ting er. Begynn heller med nye prosjekter, og la den nye strukturen gradvis bli normen.
For eldre prosjekter holder det ofte å legge en kort tekstfil øverst i mappen som forklarer hva som finnes og hvor ferdig eksport ligger. Det tar fem minutter per prosjekt og sparer timer den dagen en kunde ber om en gammel versjon.
Når du likevel flytter noe, ta en kopi først og kontroller at prosjektfilen finner mediene sine på det nye stedet. Slett ikke originalen før du har åpnet og spilt av prosjektet i sin helhet.
- Ny struktur for nye prosjekter først
- Lesmeg-fil i eldre prosjektmapper
- Kopier, kontroller og slett til slutt
Få hele teamet til å følge reglene
En standard som bare én person kan, er ingen standard. Gå gjennom malmappen og navneregelen på et kort felles møte, og la alle lage et testprosjekt. Da oppdager dere raskt hvor reglene er uklare, og kan justere før de brukes i et reelt oppdrag.
Utpek en person som tar en rask stikkprøve etter hvert prosjekt. Ikke for å peke ut feil, men for å se hvilke regler som ofte brytes. Oftest betyr det at regelen er upraktisk, ikke at folk er slurvete.
Frilansere og eksterne bør få malmappen og en enkel side med navnereglene før første opptaksdag. Det er langt enklere enn å rette opp filene etterpå.
- Felles gjennomgang med testprosjekt
- Én person tar stikkprøver etter prosjektslutt
- Send mal og regler til eksterne før oppstart
En enkel sjekkliste til de neste ukene
Velg en uke og gå gjennom punktene i rekkefølge. Første dag: sammenlign tre eldre prosjekter. Andre dag: bestem toppnivået og lag malmappen. Tredje dag: skriv navnereglene på én side. Fjerde dag: gjennomgang med teamet og et testprosjekt. Femte dag: ta i bruk malen på det neste reelle oppdraget.
Etter første måned tar du en kort evaluering. Hva fungerte, hva ble hoppet over, og hva må forenkles? Struktur er noe man justerer, ikke noe man får ferdig på første forsøk.
Poenget er at arbeidet gjøres nå, mens det fortsatt er rom i kalenderen, og ikke i desember når alle trenger filene samtidig.
- Dag 1: sammenlign eldre prosjekter
- Dag 2: toppnivå og malmappe
- Dag 3: navneregler på én side
- Dag 4: teamgjennomgang og testprosjekt
- Dag 5: bruk malen på neste oppdrag
Send oss en melding
- Per telefon
- +47 69 15 42 30
- Per e-post
- [email protected]