Hvem får åpne hva: slik dokumenterer du tilgang i videoarkivet

Siste del av modulen om tilgang og rettigheter

Denne høsten avslutter vi modulen Tilgang og rettigheter med en økt som handler om dokumentasjon. Tidligere i modulen ser vi på hvordan du deler arkivet i områder og bestemmer hvem som trenger hva. Nå gjenstår det som mange hopper over: å skrive ned beslutningene slik at de overlever neste prosjekt, neste frilanser og neste skifte i teamet.

Som hovedinstruktør for filstruktur og arkiv ser jeg gjerne det samme mønsteret. Teamet har en muntlig avtale om at bare klipperen rører prosjektfilene, og at produsenten kan se alt. Avtalen fungerer helt til noen blir syk, eller en ny person kommer inn midt i produksjonen. Da finnes det ingenting å vise til, og tilgang gis ut fra hva som er raskest i øyeblikket.

Målet med økten er derfor enkelt: etter kurset skal du ha ett dokument som svarer på hvem som har tilgang til hva, hvem som har gitt den, og når den skal fjernes igjen.

Lesetilgang og skrivetilgang er to ulike beslutninger

Det første vi øver på, er å skille mellom å kunne se et materiale og å kunne endre det. Lesetilgang gir trygghet for dem som trenger referanse, for eksempel produsenten, kunden eller en lydtekniker som skal høre på et utkast. Skrivetilgang er en mye smalere dør, og den bør bare åpnes for dem som faktisk leverer filer inn i området.

Mange team gir skrivetilgang fordi det er enklere å gi alle samme rettigheter. Konsekvensen er at en overskrevet masterfil eller en slettet mappe kan komme fra hvem som helst, og ingen vet hvem. Når skrivetilgangen er knyttet til navngitte roller, blir det lett å spore hva som har skjedd.

I øvelsen går deltakerne gjennom en eksempelmappe og markerer for hvert område hvem som skal lese og hvem som skal skrive, før de sammenligner med hvordan de gjør det i eget team.

• Råmateriale: skrivetilgang for opptaksansvarlig, lesetilgang for klipper
• Prosjektfiler: skrivetilgang for klipper, lesetilgang for resten
• Leveransemappe: skrivetilgang for produsent eller ansvarlig for overlevering

Slik ser en enkel tilgangsoversikt ut

Vi bruker en tabell med få kolonner, fordi lange dokumenter ikke blir vedlikeholdt. Hver rad er et område i arkivet, og kolonnene sier hvem som kan lese, hvem som kan skrive, hvem som er ansvarlig for området og når tilgangen skal vurderes på nytt. Det holder lenge, og det kan lages i et vanlig regneark.

Deltakerne fyller ut tabellen for et av sine egne prosjekter, ofte med overraskelser. Det dukker opp områder som ingen eier, og personer som fortsatt har tilgang til prosjekter de forlot for lenge siden. Å se det svart på hvitt er ofte mer overbevisende enn en teoretisk forklaring.

Vi anbefaler at oversikten ligger i selve prosjektmappen, i en mappe for dokumentasjon, slik at den følger prosjektet når det arkiveres og kan leses av den som tar det opp igjen senere.

• Område i arkivet
• Hvem kan lese, hvem kan skrive
• Ansvarlig person og dato for neste gjennomgang

Rutiner for nye, frilansere og avsluttede prosjekter

Tilgang endrer seg gjennom et prosjekt, og rutinene må si hva som skjer når den gjør det. Når en frilanser kommer inn, skal det være klart hvilke områder vedkommende får, og hvem som gir tilgangen. Skriv gjerne en kort sjekkliste som ansvarlig går gjennom hver gang, så blir resultatet likt uavhengig av hvem som gjør jobben.

Det samme gjelder når noen går ut. Tilgangen fjernes den dagen oppdraget er over, ikke når noen husker det. Vi ber deltakerne bestemme én person som har ansvar for å fjerne tilgang ved prosjektslutt, og legge det inn som siste punkt i leveransesjekklisten.

Avsluttede prosjekter bør låses for skriving. Da er arkivet etterprøvbart, og ingen kan endre en ferdig leveranse ved et uhell. Lesetilgang kan beholdes for dem som trenger å hente frem materiale senere.

• Ny person: avklar område, nivå og hvem som gir tilgangen
• Avsluttet oppdrag: fjern tilgang samme dag
• Ferdig prosjekt: lås for skriving, behold lesetilgang

Det som ofte går galt, og hvordan du ordner det

De vanligste feilene vi ser, er ikke tekniske. En delt konto brukes av flere personer, og da finnes det ingen måte å se hvem som gjorde hva. Eller tilgang gis midlertidig og blir stående i månedsvis. Begge deler løses ved at hver person har sin egen tilgang, og at oversikten har en dato for neste gjennomgang.

En annen feil er å gjøre systemet for omstendelig. Hvis rutinen krever tre godkjenninger for å åpne en mappe, finner teamet snarveier. Vi øver derfor på å finne det laveste nivået av kontroll som likevel gir oversikt, og som alle orker å følge i en travel produksjonsuke.

Til slutt: dokumentasjon uten eier slutter å stemme. Navngi en ansvarlig, sett en fast gjennomgang, for eksempel ved hver prosjektstart, og la oversikten være en del av den vanlige overleveringen.

Hva du sitter igjen med etter økten

Etter siste økt i modulen har du en utfylt tilgangsoversikt for et eget prosjekt, en kort rutine for inn- og utmelding av personer og et forslag til hvem som eier hva i arkivet. Det er ikke et ferdig system for alle tenkelige team, men et konkret utgangspunkt du kan ta med til produksjonen din og justere etter hvert.

Modulen bygger på de foregående: mappestrukturen gir områdene, navnestandarden gjør filene gjenkjennelige, og tilgangsoversikten sier hvem som får røre dem. Sammen gjør de arkivet lesbart også for dem som ikke var med fra start.

Har du spørsmål om hvordan modulen passer for teamet ditt, kan du ta kontakt via skjemaet på kontaktsiden, så svarer vi.