Hvem bør egentlig ha tilgang til videoarkivet vårt?

Spørsmålet som kommer først

På kursene våre kommer det samme spørsmålet nesten hver gang vi nærmer oss temaet tilgang: «Hvem skal egentlig få lov til å gjøre hva i arkivet?» Det er et godt spørsmål, fordi det avslører at de fleste team aldri har bestemt det. Tilgangen har vokst fram av seg selv. Noen fikk full tilgang den dagen de startet, og ingen har tatt den bort igjen.

Svaret mitt er alltid det samme: start med behovet, ikke med personene. Spør hva hver rolle faktisk må gjøre i løpet av en produksjon. En fotograf skal legge inn råmateriale, en klipper skal hente det og lagre prosjektfiler, en produsent skal se godkjente versjoner. Når oppgavene er tydelige, blir tilgangen nesten et enkelt regnestykke, og du slipper å diskutere hvem som fortjener hva.

Les og skriv er to forskjellige ting

Det viktigste skillet er mellom å lese og å skrive. Lesetilgang betyr at man kan se og kopiere ut filer. Skrivetilgang betyr at man kan endre, overskrive og slette. De fleste feil i et videoarkiv skjer ikke fordi noen er uærlige, men fordi en person med skrivetilgang tråkker feil, drar en mappe på plass i feil nivå eller lagrer over en fil som andre bruker.

Derfor anbefaler jeg at skrivetilgang er smalere enn du først tror. Råmateriale bør i praksis være skrivebeskyttet så snart opptaket er ferdig kopiert og kontrollert. Da kan ingen komme til å slette en hel opptaksdag ved en feiltakelse. Ferdige leveranser fortjener samme behandling. Det er bare arbeidsmappene som trenger bred skrivetilgang, og der har du uansett backup og versjonssporing som sikkerhetsnett.

• Råmateriale: skrivebeskyttet etter kontroll av kopien
• Prosjektfiler: skrivetilgang for klipper og redaktør
• Ferdige leveranser: lesetilgang for de fleste, skriving for én ansvarlig

Del arkivet i soner, ikke i personer

Et praktisk grep er å dele arkivet i soner med ulike regler. Én sone for rå opptak, én for pågående arbeid, én for godkjent materiale og én for avsluttede prosjekter. Hver sone får en kort beskrivelse av hvem som leser og hvem som skriver. Dette passer godt med mappestrukturen du allerede har bygget, og gjør at rettigheter følger logikken i arkivet.

Fordelen er at du slipper å sette opp tilgang person for person for hvert prosjekt. Når en frilanser kommer inn i teamet, får vedkommende en rolle, og rollen peker på sonene. Når oppdraget er over, fjerner du rollen. Det tar minutter i stedet for en dag med leting etter hvor vedkommende egentlig hadde tilgang.

Frilansere og midlertidige medarbeidere

Midlertidige folk er der tilgangsstyring oftest svikter. Frilansere får tilgang for å komme raskt i gang, og så glemmes det. Måneder senere ligger det en konto med full tilgang til materiale som kunden forventer er konfidensielt. Det er ikke et tillitsspørsmål, men et rutinespørsmål.

Min regel er enkel: gi tilgang med en sluttdato fra første dag. Skriv i prosjektdokumentet hvem som har fått hva, og hvem som har ansvaret for å fjerne det. Ved prosjektslutt går du gjennom listen sammen med overleveringssjekklisten. Da blir opprydding av tilgang en fast del av avslutningen, på lik linje med å samle masterfiler og undertekster.

Skriv reglene ned, ellers finnes de ikke

En tilgangsordning som bare ligger i hodet til én person, er ikke en ordning. Den må dokumenteres, og dokumentet trenger ikke være langt. En side er nok: hvilke soner arkivet har, hvilke roller som finnes, hvem som kan gi og fjerne tilgang, og hvordan man ber om endringer. Legg dokumentet i arkivet selv, så det følger prosjektet.

Dokumentasjonen gjør også jobben lettere når en kunde spør hvem som har sett materialet. Du kan svare presist, i stedet for å gjette. Det er det vi mener med etterprøvbarhet: ikke mer byråkrati, men evnen til å vise at noen har tenkt gjennom hvem som kommer til hva. På kurset skriver deltakerne et slikt dokument for sitt eget eksempelprosjekt.

• Soner og hva hver av dem inneholder
• Roller og hvilke soner de kan lese eller skrive i
• Hvem som gir og fjerner tilgang
• Dato for gjennomgang av listen

Gå gjennom tilgangen jevnlig

Til slutt: rettigheter er ikke noe du setter opp én gang. Team endrer seg, prosjekter avsluttes og roller flytter seg. Sett av en fast gjennomgang, gjerne ved prosjektslutt og én gang i halvåret for de løpende arkivene. Se på hvem som har tilgang, og spør om hver enkelt fortsatt trenger den.

Det er en kort jobb hvis dokumentet er i orden. Du krysser av, fjerner det som ikke lenger trengs, og noterer datoen. Mange fanger opp gamle kontoer og for brede rettigheter på denne måten, før det blir et problem. Det er en liten vane som sparer mye ubehag senere.