Hva skal egentlig ligge i en leveransepakke til kunden?

Spørsmålet som kommer først

Når deltakere på kurset skal beskrive hva de sliter mest med, kommer det samme spørsmålet igjen og igjen: hva skal egentlig være med når vi leverer fra oss prosjektet? Spørsmålet virker enkelt, men svaret avhenger av hvem som mottar pakken og hva de skal bruke den til. En kunde som bare skal publisere en film trenger noe annet enn en produksjonspartner som skal ta over arkivet.

Mange sender det de har for hånden. Det blir ofte en eksportert fil, kanskje en lenke til en delt mappe, og en e-post med noen linjer. Det fungerer til første gang noen spør etter en undertekstfil, en tidligere versjon eller lydmiksen uten musikk. Da må noen lete, og ofte er det en som ikke lenger jobber på prosjektet.

Derfor starter vi i kurset med å definere mottakeren. Hvem åpner pakken, hva forventer de å finne, og hva må de kunne gjøre uten å ringe oss? Når de tre spørsmålene er besvart, blir resten av pakken nesten et håndverk, ikke en gjetning.

Kjernen: masterfiler og eksporter

Hjertet i pakken er masterfilen, altså den ferdige leveransen i den kvaliteten og det formatet som er avtalt. Den skal ligge i en egen mappe med et tydelig filnavn som viser prosjekt, versjon og format. Legg gjerne ved en kort tekstfil som oppgir kodek, oppløsning, bildefrekvens og lydspesifikasjon, slik at mottakeren slipper å åpne filen for å finne det ut.

Mange trenger også varianter: en versjon for nett, en kortere klipp for sosiale medier, en uten tekst på skjermen. Hver variant får sin egen undermappe, og navnet sier hva som skiller den fra masteren. Ikke legg alt i én bunke og håp at mottakeren skjønner forskjellen.

Husk at en eksport ikke er det samme som prosjektfilen. Skal kunden kunne gjøre endringer senere, må du avklare om prosjektfilen, mediet den peker på og eventuelle fonter og plugins skal være med. Det avtales før leveransen, ikke etterpå.

• Masterfil i avtalt format med tydelig filnavn
• Egne mapper for hver variant av filmen
• Kort tekstfil med tekniske spesifikasjoner
• Avklaring om prosjektfil og tilhørende medier

Undertekster, lyd og grafikk

Undertekster er den delen som oftest glemmes eller sendes i feil format. Lever tekstfilene separat fra videoen, ett språk per fil, og merk dem med språkkode og versjon. Hvis tekstene er brent inn i bildet i én variant, skriv det i dokumentasjonen, og lever en variant uten innbrent tekst når det er mulig.

For lyd er det praktisk å ta med en egen mappe med blandet lyd og, hvis avtalen tillater det, separate spor for dialog, musikk og effekter. Da kan mottakeren lage en ny språkversjon eller fjerne musikken uten å starte på nytt. Samme tenkning gjelder grafikk: åpne filer for titler og illustrasjoner ligger sammen med en liste over fonter som er brukt.

Det viktigste er at hver av disse delene har en fast plass. Når mappestrukturen er den samme fra prosjekt til prosjekt, vet både du og kunden hvor de skal lete, og pakken blir lett å kontrollere.

Dokumentasjonen som gjør pakken forståelig

En pakke uten dokumentasjon er en samling filer. Med dokumentasjon blir den et arkiv som kan brukes. Vi anbefaler en enkel lesmeg-fil øverst i pakken som forklarer mappestrukturen, navnestandarden og hva som er endelig versjon. Den trenger ikke være lang, men den må være riktig og oppdatert på leveringsdagen.

Ta også med en oversikt over rettigheter til musikk, bilder og arkivklipp som er brukt, slik det er avtalt for prosjektet. Skriv kilde og bruksområde, ikke bare filnavn. Skulle noen stille spørsmål om bruken om to år, ligger svaret i pakken i stedet for i noens hode.

Dokumentér til slutt hvem som har gjort hva, med navn og rolle. Det gjør oppfølging enklere og viser at leveransen er etterprøvbar, noe som er et av de tre prinsippene vi bygger kurset på.

• Lesmeg-fil med struktur og navnestandard
• Oversikt over rettigheter og kilder
• Liste over fonter, plugins og programvareversjoner
• Roller og kontaktpunkter i prosjektet

Sjekklisten før du trykker send

Sjekklisten er det som skiller en rolig overlevering fra en stresset. Den består av korte, kontrollerbare punkter: er masterfilen spilt av fra start til slutt, stemmer filnavnene med standarden, ligger alle undertekstfiler med, og er dokumentasjonen oppdatert? Bruk den samme listen hver gang, slik at du ikke er avhengig av hukommelsen.

Be gjerne en kollega gå gjennom pakken uten å ha vært med på prosjektet. Hvis vedkommende finner det han eller hun trenger uten å spørre, er pakken god nok. Hvis ikke, vet du hva som må forklares bedre.

I kurset øver deltakerne på dette med egne eksempelprosjekter, og de fleste oppdager at en tjue minutter lang kontroll fanger opp mer enn de trodde. Ta vare på den ferdige sjekklisten sammen med pakken, så er det dokumentert at kontrollen er gjort.

• Spill av masteren og kontroller lyd og bilde
• Sammenlign filnavn med navnestandarden
• Bekreft at alle varianter og undertekster er med
• Oppdater lesmeg-filen og legg ved sjekklisten

Hva du kan la ligge

Like viktig som å vite hva som skal være med, er å vite hva som ikke skal det. Rå opptak i full størrelse, tidlige klipperversjoner og midlertidige eksporter hører vanligvis hjemme i ditt eget arkiv, ikke i kundens pakke. Er de ikke avtalt, gjør de pakken tung og forvirrende, og mottakeren vet ikke hvilken fil som gjelder.

Det samme gjelder interne notater og lenker til delte mapper som bare du har tilgang til. Tilgang og rettigheter bestemmer du på forhånd, og pakken bør kunne leses uten ekstra innlogginger. Trenger kunden tilgang til råmaterialet, avtal det som en egen leveranse.

Når du er i tvil, spør deg selv om mottakeren kan bruke filen til noe. Hvis svaret er nei, la den ligge, men sørg for at den er trygt lagret hos deg.