Filnavn som hele teamet forstår: nyheter fra modulen om mappestruktur

Hva som er nytt i modulen

Modulen om mappestruktur og filnavn har fått en gjennomgang denne høsten. Vi har delt øvelsene i to deler, slik at du først bygger selve strukturen og deretter låser navnestandarden. Tidligere tok deltakerne begge deler i én økt, og mange ble sittende igjen med en struktur som så pen ut, men som ingen i teamet husket å følge. Nå får hver del sin egen tid og sin egen oppgave.

Den største endringen er eksempelmappen. Den er skrevet for kurset og bygger på de oppgavene vi ser oftest hos produksjonsteam: råmateriale fra flere kameraer, lyd, grafikk, musikk, prosjektfiler og ferdige leveranser. Mappen er ment som et utgangspunkt du tar med deg og endrer, ikke som en fasit du må følge til punkt og prikke.

Som instruktør for backup og versjonssporing ser jeg modulen fra siden, og jeg merker hvor mye av arbeidet mitt som blir enklere når strukturen er på plass først. En mappe som alle forstår gjør både sikkerhetskopiering og versjonssporing lettere å planlegge.

• Øvelsene er delt i en strukturdel og en navnedel
• Eksempelmappen kan lastes ned og tilpasses i øvelsene
• Du jobber med egne prosjekter, ikke bare med eksempler

Slik er eksempelmappen bygget opp

Eksempelmappen har få nivåer med vilje. Øverst ligger ett prosjekt per mappe, og innenfor hvert prosjekt finner du fast nummererte undermapper: opptak, lyd, grafikk, prosjektfiler, eksport og dokumentasjon. Tallene foran navnene gjør at rekkefølgen blir lik på alle maskiner, uansett hvilket system teamet bruker.

Under opptak er materialet delt per opptaksdag og deretter per kamera. Det er den inndelingen som oftest sparer tid når noen må finne en bestemt scene uker senere. Lydfilene følger samme logikk, slik at lyd og bilde fra samme dag kan finnes side om side uten å lete.

Eksportmappen skiller mellom arbeidsutgaver og ferdige leveranser. Den skillet er viktigere enn det ser ut til, fordi det er her forvekslinger oppstår når en kunde ber om siste versjon og noen sender en utgave som ikke var godkjent. Du får se hvordan skillet kan løses uten ekstra verktøy.

Navnestandarden steg for steg

Et godt filnavn forteller hva filen er uten at du åpner den. I modulen bygger vi en standard av tre til fem deler: prosjektkode, innhold, dato og versjon. Rekkefølgen avgjør hvordan filene sorteres, så den må velges før du begynner, ikke etterpå.

Vi går gjennom de vanlige fallgruvene. Mellomrom og spesialtegn kan skape problemer når filer flyttes mellom systemer. Norske tegn som æ, ø og å kan gi trøbbel i enkelte arbeidsflyter, og lange navn kuttes i noen programmer. Standarden du lager skal tåle alt dette og samtidig være lett å skrive for hele teamet.

Det viktigste er at standarden er så enkel at folk faktisk bruker den når det haster. Derfor ber vi deltakerne teste navnene på hverandre: kan en kollega gjette hva filen inneholder, og kan hen finne den igjen uten hjelp? Hvis ikke, justerer vi.

• Bruk små bokstaver og bindestrek i stedet for mellomrom
• Dato på formen år-måned-dag gir riktig sortering
• Versjon skrives som v01, v02 og så videre

Øvelser du gjør underveis

Kurset er praktisk, og det gjelder også her. Du starter med å kartlegge hvordan filene dine ligger i dag, gjerne med et ekte prosjekt du har pågående. Deretter tegner du en ny struktur på papir før du flytter en eneste fil. Det høres omstendelig ut, men det hindrer at du bygger om i blinde.

I neste øvelse tilpasser du eksempelmappen til din egen type produksjon. En dokumentarklipper trenger andre mapper enn en som lager korte reklamefilmer, og det er nettopp den forskjellen øvelsen skal få frem. Du får tilbakemelding på valgene dine, og vi stiller spørsmål ved mapper som virker overflødige.

Til slutt omdøper du et utvalg filer etter den nye standarden og skriver en kort veiledning for teamet. Veiledningen er det som gjør at systemet overlever når du ikke selv står bak skulderen på folk.

For hvem passer modulen

Modulen passer for videoprodusenter, klippere og produksjonsteam som opplever at filer havner på feil sted eller at ingen helt vet hvilken utgave som gjelder. Du trenger ingen spesielle forkunnskaper utover at du jobber med videofiler i det daglige og kan flytte og omdøpe filer på maskinen din.

Mange kommer inn med en struktur som har vokst frem over år. Det er ikke noe problem. Vi tar utgangspunkt i det du har, og viser hvordan du kan rydde stegvis uten å stoppe pågående prosjekter. Det er en realistisk måte å jobbe på når produksjonen ikke kan pauses.

Det er også en fordel om flere fra samme team deltar. En felles struktur har liten verdi hvis bare én person forstår den, og diskusjonene underveis gir ofte de beste avgjørelsene.

Hva du sitter igjen med

Etter modulen har du en mappestruktur tilpasset dine egne produksjoner, en skriftlig navnestandard og en kort veiledning du kan dele med resten av teamet. Det er konkrete ting du kan ta i bruk dagen etter, ikke bare nye ideer.

Vi lover ikke at alt blir perfekt med en gang. Det tar tid å venne et team til nye rutiner, og de første ukene vil noen glemme standarden. Men en klar struktur gjør det lett å rette opp, og den legger grunnlaget for modulene om backup, versjonssporing og leveranse som bygger videre.