3-2-1-regelen forklart: slik fungerer backup for videoprosjekter

Hva tallene i regelen står for

I backupplanlegging møter du før eller siden uttrykket 3-2-1. Det høres teknisk ut, men regelen er enkel: ha tre kopier av filene dine, lagret på to ulike typer medier, og med én kopi på et annet sted enn de to andre.

Den første kopien er den du jobber på, ofte en arbeidsdisk eller et delt lager. De to neste er sikkerhetskopier. Poenget er at ingen enkeltfeil, enten det er en disk som slutter å virke, en slettet mappe eller en vannskade, skal kunne ta alle kopiene på én gang.

Regelen er ikke et produkt eller et system du kjøper. Den er en tommelfingerregel som hjelper deg å spørre riktig: hvor ligger filene mine nå, og hva skjer hvis akkurat dette stedet forsvinner i morgen?

• Tre kopier: arbeidskopi pluss to sikkerhetskopier
• To medietyper: for eksempel disk og nettverkslager
• Én kopi utenfor huset eller kontoret

Hvorfor to kopier på samme disk ikke er to kopier

En vanlig misforståelse er at to mapper med samme innhold gir to kopier. Ligger begge på samme disk, er det i praksis én kopi som feiler på samme tidspunkt. Det samme gjelder to partisjoner på én fysisk enhet.

Medietype handler om å spre risikoen. En ekstern harddisk og et nettverkslager kan svikte av helt ulike grunner. Slitasje, strømstøt, feil i filsystemet og menneskelige feil rammer sjelden begge samtidig.

Når jeg går gjennom arbeidsflyten med produksjonsteam, ber jeg dem tegne opp hvor hver kopi fysisk befinner seg. Ofte oppdager vi at to av tre kopier står på samme pult, ved siden av samme stikkontakt. Da er tallet tre mer et ønske enn en plan.

Den ene kopien utenfor huset

Den siste ettallet i regelen gjelder avstand. Brann, innbrudd og vannlekkasje rammer hele lokalet. En kopi som oppbevares et annet sted, hos en kollega, i et bankboks-lignende arrangement eller i en skytjeneste du selv velger, overlever slike hendelser.

For videoprosjekter er størrelsen en praktisk utfordring. Råmateriale kan fylle mange terabyte, og en full opplasting kan ta dager. Derfor lønner det seg å tenke over hva som faktisk må ligge utenfor huset: ofte råfilene og de ferdige prosjektfilene, mens mellomfiler kan lages på nytt.

Bestem rytmen på forhånd. Skal den eksterne kopien oppdateres etter hvert opptak, eller ukentlig? Et svar du har skrevet ned, følges oftere enn et du bare husker.

Hva bør sikkerhetskopieres, og hva kan vente

Ikke alt i et prosjekt har samme verdi. Råmateriale fra opptak kan ikke gjenskapes, så det kommer først. Prosjektfiler fra klippeprogrammet, grafikk, lydspor og dokumentasjon følger rett etter, fordi timene du har lagt ned i dem er dyre å gjøre om.

Mellomlagrede filer, som forhåndsvisninger og mellomrendringer, lager programmet vanligvis på nytt. De trenger ikke plass i backupen, og å utelate dem sparer både tid og diskplass.

Skriv en kort liste per prosjekt over hva som sikkerhetskopieres og hva som bevisst utelates. Listen kan ligge i prosjektmappen sammen med resten av dokumentasjonen, slik at neste person i teamet vet hva som finnes og hva som må bygges opp igjen.

• Først: råmateriale fra opptak
• Deretter: prosjektfiler, grafikk og lyd
• Kan utelates: forhåndsvisninger og mellomfiler

Test gjenopprettingen, ikke bare kopieringen

En backup er først verdt noe når du har vist at du får filene tilbake. Mange oppdager for sent at en kopi er ufullstendig, at en disk ikke lar seg lese, eller at ingen husker hvordan filene skal legges tilbake.

Gjør testen konkret. Velg et avsluttet prosjekt, slett eller flytt en kopi, og gjenopprett fra sikkerhetskopien. Åpne prosjektet i klippeprogrammet og kontroller at alle klipp er tilkoblet og at lyden spiller som den skal.

I kurset bruker vi eksempelprosjekter til akkurat dette. Deltakerne øver på å gjenopprette og noterer hvor lang tid det tok. Tidsbruken er viktig informasjon: den forteller om du kan love en kunde at arbeidet er i gang igjen samme dag, eller om du trenger en raskere løsning.

Skriv ned planen så andre kan følge den

En god backupplan består av få, tydelige linjer: hva som kopieres, hvor kopiene ligger, hvor ofte de oppdateres, hvem som har ansvaret og når gjenoppretting sist ble testet. Dette passer på én side.

Planen må ikke bare ligge hos den som vanligvis tar backup. Blir den personen syk eller slutter, må andre kunne ta over uten å gjette. Legg planen der teamet også finner mappestruktur og navnestandard.

Sett en fast dato for gjennomgang, for eksempel i begynnelsen av hver sesong. Disker eldes, prosjekter vokser og folk bytter oppgaver. En plan som revideres jevnlig holder seg til virkeligheten, og da er den verdt å ha.

• Hva kopieres og hvor ligger kopiene
• Hvem er ansvarlig, og hvem er stedfortreder
• Dato for forrige test av gjenoppretting